Vous est-ce déjà arrivé ? Vous trouvez exactement la formation dont votre entreprise a besoin. Ou ce logiciel qui résout un problème de longue date. Vous cliquez sur « Acheter », vous payez avec la carte de l'entreprise, vous recevez un e-mail de confirmation. Puis le doute s'installe : et maintenant, comment vais-je justifier cela auprès du comptable ?
Si vous avez déjà vécu cette situation, vous savez de quoi nous parlons. La question revient toujours : « Et si je ne reçois pas de facture ? » « Et si le fournisseur ne sait même pas ce qu’est une facture fiscale cap-verdienne ? »
Il existe une solution. Vous n’avez pas besoin de renoncer à des achats importants simplement parce que les formalités administratives vous font peur. Nous allons vous expliquer comment cela fonctionne, ce que la DNRE accepter et comment organiser la documentation sans se prendre la tête.
Aujourd'hui, votre entreprise peut recruter un spécialiste en Australie, acheter un logiciel auprès d'une start-up américaine ou commander du matériel auprès d'un fournisseur chinois. Le tout en quelques clics.
Le problème commence lorsqu'il faut mettre de l'ordre dans les documents. De nombreux fournisseurs internationaux n'émettent pas de factures au format que nous connaissons. Les plateformes de formation en ligne, les éditeurs de logiciels, les prestataires de services numériques… Certains ne savent même pas que le Cap-Vert existe, sans parler de nos exigences fiscales.
Résultat : paiement effectué, dossier incomplet, l'entreprise se retrouve dans une impasse sans savoir comment résoudre le problème.
Cela arrive tous les jours. Et il y a une solution.
Allons à l'essentiel. La Direction nationale des recettes de l'État (DNRE) exige que toutes les dépenses déclarées par votre entreprise soient justifiées par des pièces justificatives. Cela permet de calculer l'IRPC (impôt sur les bénéfices des personnes morales) et de s'assurer que les dépenses sont réelles et liées à l'activité de l'entreprise.
L'idéal, bien sûr, serait de toujours disposer d'une facture. Mais lorsque ce n'est pas le cas, il existe des alternatives qui peuvent être acceptées par les autorités fiscales. L'important est de pouvoir prouver trois éléments fondamentaux :
Lorsqu'on parvient à le démontrer de manière convaincante, la DNRE accepte d'inscrire cette dépense dans sa comptabilité. La question est de savoir comment s'y prendre correctement.
Nous avons déjà constaté que la facture n'apparaît pas toujours. Passons maintenant à la partie pratique : quel document peut servir de justificatif de remplacement ?
Relevé bancaire ou justificatif de paiement
C'est le premier document que vous devez toujours conserver. Le relevé de compte de l'entreprise atteste que le paiement a bien été effectué. Si vous avez utilisé une carte Visa liée à votre compte courant, c'est encore mieux, car tout est enregistré par la banque. Ce document prouve que l'argent a bien été débité et indique à qui il a été versé.
Mais attention : le relevé seul ne suffit pas. Il prouve que vous avez effectué le paiement, mais n'explique ni quoi ni pourquoi. C'est pourquoi vous devez le compléter par d'autres éléments.
Reçu de paiement ou confirmation d'achat
Lorsque vous achetez une formation en ligne, vous recevez généralement un e-mail de confirmation. Lorsque vous achetez du matériel sur un site international, vous recevez une confirmation de commande. Ces documents sont précieux. Conservez-les tous.
Le reçu doit indiquer le nom du fournisseur, la description de l'achat, le montant payé et la date. Plus il est complet, mieux c'est. S'il est rédigé en anglais ou dans une autre langue, ce n'est pas un problème, mais une traduction simple peut s'avérer utile pour justifier l'achat auprès du comptable.
Contrat ou conditions d'utilisation
Pour les formations, les abonnements à des logiciels ou les services récurrents, il existe souvent un contrat ou un document précisant les conditions générales. Ce document est important car il présente les conditions d'achat et confirme qu'il s'agit d'une relation commerciale légitime.
Bon de commande ou facture simplifiée
Certains fournisseurs internationaux émettent un document appelé “ invoice ” qui n'est pas à proprement parler une facture fiscale, mais qui sert de justificatif commercial. Même s'il ne remplit pas toutes les conditions requises pour une facture cap-verdienne, ce document permet de justifier la dépense.
Déclaration interne de l'entreprise
Lorsque la documentation fournie par le fournisseur est vraiment très succincte, vous pouvez rédiger une déclaration interne. Ce document, signé par le directeur ou le responsable financier, explique la nature de l'achat, la raison pour laquelle il était nécessaire à l'activité de l'entreprise, et contient en annexe tous les justificatifs disponibles.
Cette déclaration ne remplace pas les autres documents, mais elle constitue un élément supplémentaire qui permet de replacer le tout dans son contexte. Elle montre que l'entreprise fait preuve de transparence et qu'elle agit de bonne foi.
La théorie, c'est très bien, mais voyons comment cela fonctionne au quotidien dans votre entreprise.
Cours en ligne international
Imaginez que vous deviez suivre une formation en marketing numérique sur une plateforme américaine. Vous payez 500 dollars avec la carte de l'entreprise. La plateforme envoie un e-mail de confirmation indiquant le nom de la formation, la date d'accès et le montant payé. Il n'y a pas de facture classique.
Que faire ? Rassemblez le relevé bancaire indiquant le prélèvement, l'e-mail de confirmation de la plateforme, et rédigez une brève note explicative : “ Formation en marketing numérique visant à améliorer les compétences commerciales de l'équipe, en accord avec la stratégie de croissance de l'entreprise ”.
Avec ces trois éléments, votre comptable pourra probablement enregistrer cette dépense, même si chaque cas doit faire l'objet d'une analyse préalable.
Équipement ou matériel technique
Votre entreprise a besoin d'un équipement spécifique que l'on ne trouve que sur des sites internationaux. Vous effectuez votre achat dans une boutique en ligne européenne. Vous recevez une facture simplifiée par e-mail et l'équipement vous est livré par coursier.
Vous trouverez ici d'autres éléments : la facture du fournisseur, le relevé bancaire, le bordereau d'expédition international (AWB ou numéro de suivi), et éventuellement le document douanier en cas de dédouanement. L'ensemble de ces documents couvre parfaitement l'opération.
N'oubliez pas que, selon la valeur et la nature des marchandises, des droits d'importation et de la TVA peuvent être exigés à la douane. Ces documents doivent également être enregistrés dans la comptabilité.
Logiciel ou abonnement SaaS
Vous avez souscrit à un logiciel de gestion, à un CRM ou à un outil de conception. Le paiement est mensuel ou annuel, et est prélevé automatiquement sur votre carte bancaire. L'éditeur du logiciel vous envoie chaque mois un e-mail contenant la facture.
Conservez tous ces e-mails. À la fin de l'année, votre comptable fera le total et l'enregistrera comme une dépense récurrente. Comme il s'agit d'un service continu, la série de reçus mensuels témoigne de la régularité et renforce la légitimité de cette dépense.
Conseil ou prestation de services professionnels à l'international
Vous avez engagé un consultant étranger pour un projet spécifique. Vous vous êtes mis d'accord par e-mail, la prestation a été fournie et le paiement a été effectué par virement bancaire. Le consultant a envoyé un simple document confirmant la réception du paiement, mais sans facture officielle.
Dans ce cas, joignez l'échange d'e-mails dans lequel la prestation a été convenue, le justificatif de virement bancaire, le document de confirmation du consultant, ainsi qu'un bref rapport interne sur le travail effectué. Cela permet de concrétiser l'opération et de justifier la dépense auprès de la DNRE.
Vous vous dites peut-être : « Je vais devoir ranger tout ça et m'en occuper tout seul ? »
Non. C’est justement à cela que sert le comptable. Un bon service de comptabilité Il ne se contente pas de saisir des chiffres dans le système. Il guide, conseille et organise.
Lorsqu’un client nous soumet une situation de ce type chez S&D, nous procédons comme suit. Tout d’abord, nous analysons l’opération. De quel type de dépense s’agit-il, qui est le fournisseur, quels documents existent déjà ? Ensuite, nous lui indiquons ce qui manque. S'il y a des lacunes, nous proposons des solutions pour y remédier. Il s'agit parfois de rédiger une déclaration interne, d'autres fois de recontacter le fournisseur. Chaque cas nécessite une analyse au cas par cas.
Nous organisons ensuite l'ensemble de ces documents dans un dossier fiscal. Ce dossier accompagne la comptabilité et reste à disposition en cas de futur contrôle de la DNRE. Il s'agit d'un dossier complet de chaque opération, avec toutes les pièces justificatives.
Et puis, ce qui est important, c'est que nous nous assurons que les dépenses sont correctement classées. Les formations sont comptabilisées comme telles. Les équipements, comme des investissements. Les logiciels, comme des prestations externes. Chaque chose à sa place, conformément au plan comptable et à la loi.
Travailler avec un comptable compétent vous fait gagner du temps et réduit les risques. Car c'est une chose d'avoir les documents, c'en est une autre de savoir les présenter correctement.
Lorsque les montants en jeu sont plus élevés, la vigilance s'accroît. Que vous envisagiez d'acheter du matériel d'une valeur de 10 000 dollars ou de faire appel à un service international d'une valeur de 5 000 euros, la DNRE examinera votre dossier avec davantage d'attention.
Dans ces cas-là, il vaut mieux bien faire les choses dès le départ.
Essayez toujours d'obtenir un contrat écrit. Même si le fournisseur n'a pas l'habitude d'en établir, insistez. Un contrat signé par les deux parties apporte beaucoup plus de sécurité.
Consignez le processus de décision. Un compte-rendu de réunion ou un e-mail interne dans lequel l'achat a été discuté et approuvé montre qu'il y a eu une analyse et qu'il ne s'agissait pas d'un achat impulsif.
Demandez au fournisseur un document plus complet. Expliquez-lui que vous en avez besoin à des fins fiscales dans votre pays. De nombreux fournisseurs, lorsqu'ils comprennent la situation, se montrent coopératifs.
Veillez à ce que votre correspondance soit claire. Les e-mails échangés au sujet du service ou du produit permettent de replacer les choses dans leur contexte et montrent qu'il existe une véritable relation commerciale.
Et, c'est essentiel, impliquez votre comptable dès le début. Avant de procéder à l'achat, discutez-en avec lui. Il pourra vous conseiller sur la meilleure façon de structurer l'opération afin de faciliter la justification par la suite.
C'est la question qui nous préoccupe le plus. Et si la DNRE refuse ? Et s'il y a un contrôle et qu'ils estiment que la demande n'est pas suffisamment justifiée ?
Allons droit au but. Si vous avez bien préparé votre dossier et rassemblé les documents que nous avons mentionnés, il n’y aura probablement aucun problème. La DNRE ne s’en prend pas aux entreprises honnêtes. Ce qu’elle recherche, c’est de la cohérence, de la transparence et des justificatifs raisonnables.
Si une question se pose, c'est là qu'on voit la différence entre avoir comptabilité structurée. Le comptable connaît les procédures, sait communiquer avec la DNRE et répond aux questions.
Et n'oubliez pas que les autorités de contrôle examinent la situation dans son ensemble. Si votre entreprise tient sa comptabilité à jour, dépose ses déclarations dans les délais, dispose d'une documentation bien organisée et présente un historique irréprochable, une dépense internationale ne suscitera aucune suspicion.
Le problème survient lorsqu'il y a un manque général de rigueur. Absence de documentation dans de nombreux domaines, signes de désorganisation. Dans ce cas-là, chaque détail compte.
Achats sur des plateformes telles qu'Amazon, eBay ou AliExpress
Ces plateformes envoient généralement des confirmations d'achat par e-mail. Conservez-les toutes. Si vous effectuez des achats au nom de votre entreprise, essayez de toujours utiliser le compte enregistré au nom de l'entreprise, et non votre compte personnel. Cela facilite la distinction entre les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles.
Paiements via PayPal, Stripe ou d'autres intermédiaires
L'extrait de compte PayPal fait-il office de justificatif ? Oui, mais il doit être accompagné de la confirmation d'achat d'origine. PayPal n'est qu'un moyen de paiement, il ne remplace pas la preuve de l'achat.
Dépenses en devises étrangères
Lorsque vous effectuez un paiement en dollars, en euros ou dans une autre devise, le montant est converti en escudos dans la comptabilité cap-verdienne. Le comptable effectue cette conversion en utilisant le taux de change en vigueur à la date de la transaction. Conservez également le relevé bancaire indiquant la conversion appliquée par la banque.
Petites dépenses récurrentes
Si vous êtes abonné à plusieurs petits services (5, 10, 20 dollars par mois), regroupez-les dans un tableau de suivi. Dressez-en la liste, en indiquant les montants et les dates. Cela permet au comptable de n'en oublier aucun et d'avoir une vue d'ensemble des dépenses numériques de l'entreprise.
Le meilleur moment pour régler la question des documents, c'est avant l'achat, pas après. Avant de passer cette commande à l'international, prenez une minute pour réfléchir :
Ce fournisseur émet-il généralement des factures ? Si ce n'est pas le cas, quel type de justificatif vais-je recevoir ?
Puis-je demander un document plus officiel ? Est-ce que ça vaut la peine d'envoyer un e-mail pour expliquer que j'ai besoin d'un document à des fins fiscales ?
Comment puis-je enregistrer cet achat de manière claire pour le comptable ? Vais-je pouvoir expliquer la raison de cet achat et son lien avec l'activité ?
Plus vous serez organisé dès le départ, moins vous aurez de soucis par la suite. Et si vous avez des doutes, parlez-en à votre comptable avant de vous lancer. Cinq minutes de discussion peuvent vous éviter des semaines de complications.
Il y a des choses qui semblent être des raccourcis, mais qui posent de graves problèmes.
Gérer une entreprise au Cap-Vert est déjà assez compliqué. Vous ne devriez pas avoir à perdre du temps à chercher par vous-même comment justifier chacun de vos achats à l'international.
C'est notre raison d'être. Nous travaillons chaque jour avec des chefs d'entreprise confrontés à ces questions. Nous les aidons à organiser leurs documents, à comprendre les exigences de la DNRE, à préparer leurs dossiers fiscaux et à s'assurer que tout est conforme à la loi.
Nous proposons comptabilité complète e conseil fiscal. De la comptabilité mensuelle à l'accompagnement lors des contrôles fiscaux. Qu'il s'agisse de répondre à une question ponctuelle ou de gérer la partie fiscale de l'entreprise sur le long terme.
Notre équipe connaît bien le système fiscal cap-verdien. Nous savons ce que la DNRE accepte, comment présenter les documents et quelles précautions prendre pour chaque type d'opération. Et nous sommes au fait des évolutions législatives.
Si vous avez des doutes concernant des achats que vous avez déjà effectués, des documents que vous devez classer ou des dépenses que vous ne savez pas comment justifier, contactez-nous.
Le premier entretien est gratuit. Nous allons faire le point sur votre situation, répondre à vos questions et vous proposer des solutions concrètes. Sans complications, sans jargon technique inutile.
Vous pouvez nous appeler, nous envoyer un e-mail ou prendre rendez-vous. Nous sommes situés à Mindelo et accompagnons les entreprises de toutes les îles. Nous travaillons également avec la diaspora qui investit ici et a besoin d'un soutien sur place.
La comptabilité de votre entreprise mérite d'être en ordre. Vos achats à l'international méritent d'être correctement justifiés. Et vous méritez de ne pas perdre le sommeil à cause de cela.
N'hésitez pas à nous contacter.
S&D Consultancy, Lda
Comptabilité et conseil aux entreprises au Cap-Vert
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