Vous est-ce d\u00e9j\u00e0 arriv\u00e9 ? Vous trouvez exactement la formation dont votre entreprise a besoin. Ou ce logiciel qui r\u00e9sout un probl\u00e8me de longue date. Vous cliquez sur \u00ab Acheter \u00bb, vous payez avec la carte de l'entreprise, vous recevez un e-mail de confirmation. Puis le doute s'installe : et maintenant, comment vais-je justifier cela aupr\u00e8s du comptable ?<\/p>\n\n\n\n
Si vous avez d\u00e9j\u00e0 v\u00e9cu cette situation, vous savez de quoi nous parlons. La question revient toujours : \u00ab Et si je ne re\u00e7ois pas de facture ? \u00bb \u00ab Et si le fournisseur ne sait m\u00eame pas ce qu\u2019est une facture fiscale cap-verdienne ? \u00bb<\/p>\n\n\n\n
Il existe une solution. Vous n\u2019avez pas besoin de renoncer \u00e0 des achats importants simplement parce que les formalit\u00e9s administratives vous font peur. Nous allons vous expliquer comment cela fonctionne, ce que la DNRE <\/a>accepter et comment organiser la documentation sans se prendre la t\u00eate.<\/p>\n\n\n\n Aujourd'hui, votre entreprise peut recruter un sp\u00e9cialiste en Australie, acheter un logiciel aupr\u00e8s d'une start-up am\u00e9ricaine ou commander du mat\u00e9riel aupr\u00e8s d'un fournisseur chinois. Le tout en quelques clics.<\/p>\n\n\n\n Le probl\u00e8me commence lorsqu'il faut mettre de l'ordre dans les documents. De nombreux fournisseurs internationaux n'\u00e9mettent pas de factures au format que nous connaissons. Les plateformes de formation en ligne, les \u00e9diteurs de logiciels, les prestataires de services num\u00e9riques\u2026 Certains ne savent m\u00eame pas que le Cap-Vert existe, sans parler de nos exigences fiscales.<\/p>\n\n\n\n R\u00e9sultat : paiement effectu\u00e9, dossier incomplet, l'entreprise se retrouve dans une impasse sans savoir comment r\u00e9soudre le probl\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n Cela arrive tous les jours. Et il y a une solution.<\/p>\n\n\n\n Allons \u00e0 l'essentiel. La Direction nationale des recettes de l'\u00c9tat (DNRE) exige que toutes les d\u00e9penses d\u00e9clar\u00e9es par votre entreprise soient justifi\u00e9es par des pi\u00e8ces justificatives.<\/strong> Cela permet de calculer l'IRPC (imp\u00f4t sur les b\u00e9n\u00e9fices des personnes morales) et de s'assurer que les d\u00e9penses sont r\u00e9elles et li\u00e9es \u00e0 l'activit\u00e9 de l'entreprise.<\/p>\n\n\n\n L'id\u00e9al, bien s\u00fbr, serait de toujours disposer d'une facture. Mais lorsque ce n'est pas le cas, il existe des alternatives qui peuvent \u00eatre accept\u00e9es par les autorit\u00e9s fiscales. L'important est de pouvoir prouver trois \u00e9l\u00e9ments fondamentaux :<\/p>\n\n\n\n Lorsqu'on parvient \u00e0 le d\u00e9montrer de mani\u00e8re convaincante, la DNRE accepte d'inscrire cette d\u00e9pense dans sa comptabilit\u00e9. La question est de savoir comment s'y prendre correctement.<\/p>\n\n\n\n Nous avons d\u00e9j\u00e0 constat\u00e9 que la facture n'appara\u00eet pas toujours. Passons maintenant \u00e0 la partie pratique : quel document peut servir de justificatif de remplacement ?<\/p>\n\n\n\n Relev\u00e9 bancaire ou justificatif de paiement<\/strong><\/p>\n\n\n\n C'est le premier document que vous devez toujours conserver. Le relev\u00e9 de compte de l'entreprise atteste que le paiement a bien \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9. Si vous avez utilis\u00e9 une carte Visa li\u00e9e \u00e0 votre compte courant, c'est encore mieux, car tout est enregistr\u00e9 par la banque. Ce document prouve que l'argent a bien \u00e9t\u00e9 d\u00e9bit\u00e9 et indique \u00e0 qui il a \u00e9t\u00e9 vers\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Mais attention : le relev\u00e9 seul ne suffit pas. Il prouve que vous avez effectu\u00e9 le paiement, mais n'explique ni quoi ni pourquoi. C'est pourquoi vous devez le compl\u00e9ter par d'autres \u00e9l\u00e9ments.<\/p>\n\n\n\n Re\u00e7u de paiement ou confirmation d'achat<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lorsque vous achetez une formation en ligne, vous recevez g\u00e9n\u00e9ralement un e-mail de confirmation. Lorsque vous achetez du mat\u00e9riel sur un site international, vous recevez une confirmation de commande. Ces documents sont pr\u00e9cieux. Conservez-les tous.<\/p>\n\n\n\n Le re\u00e7u doit indiquer le nom du fournisseur, la description de l'achat, le montant pay\u00e9 et la date. Plus il est complet, mieux c'est. S'il est r\u00e9dig\u00e9 en anglais ou dans une autre langue, ce n'est pas un probl\u00e8me, mais une traduction simple peut s'av\u00e9rer utile pour justifier l'achat aupr\u00e8s du comptable.<\/p>\n\n\n\n Contrat ou conditions d'utilisation<\/strong><\/p>\n\n\n\n Pour les formations, les abonnements \u00e0 des logiciels ou les services r\u00e9currents, il existe souvent un contrat ou un document pr\u00e9cisant les conditions g\u00e9n\u00e9rales. Ce document est important car il pr\u00e9sente les conditions d'achat et confirme qu'il s'agit d'une relation commerciale l\u00e9gitime.<\/p>\n\n\n\n Bon de commande ou facture simplifi\u00e9e<\/strong><\/p>\n\n\n\n Certains fournisseurs internationaux \u00e9mettent un document appel\u00e9 \u201c invoice \u201d qui n'est pas \u00e0 proprement parler une facture fiscale, mais qui sert de justificatif commercial. M\u00eame s'il ne remplit pas toutes les conditions requises pour une facture cap-verdienne, ce document permet de justifier la d\u00e9pense.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9claration interne de l'entreprise<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lorsque la documentation fournie par le fournisseur est vraiment tr\u00e8s succincte, vous pouvez r\u00e9diger une d\u00e9claration interne. Ce document, sign\u00e9 par le directeur ou le responsable financier, explique la nature de l'achat, la raison pour laquelle il \u00e9tait n\u00e9cessaire \u00e0 l'activit\u00e9 de l'entreprise, et contient en annexe tous les justificatifs disponibles.<\/p>\n\n\n\n Cette d\u00e9claration ne remplace pas les autres documents, mais elle constitue un \u00e9l\u00e9ment suppl\u00e9mentaire qui permet de replacer le tout dans son contexte. Elle montre que l'entreprise fait preuve de transparence et qu'elle agit de bonne foi.<\/p>\n\n\n\n La th\u00e9orie, c'est tr\u00e8s bien, mais voyons comment cela fonctionne au quotidien dans votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n Cours en ligne international<\/strong><\/p>\n\n\n\n Imaginez que vous deviez suivre une formation en marketing num\u00e9rique<\/a> sur une plateforme am\u00e9ricaine. Vous payez 500 dollars avec la carte de l'entreprise. La plateforme envoie un e-mail de confirmation indiquant le nom de la formation, la date d'acc\u00e8s et le montant pay\u00e9. Il n'y a pas de facture classique.<\/p>\n\n\n\n Que faire ? Rassemblez le relev\u00e9 bancaire indiquant le pr\u00e9l\u00e8vement, l'e-mail de confirmation de la plateforme, et r\u00e9digez une br\u00e8ve note explicative : \u201c Formation en marketing num\u00e9rique visant \u00e0 am\u00e9liorer les comp\u00e9tences commerciales de l'\u00e9quipe, en accord avec la strat\u00e9gie de croissance de l'entreprise \u201d.<\/p>\n\n\n\n Avec ces trois \u00e9l\u00e9ments, votre comptable pourra probablement enregistrer cette d\u00e9pense, m\u00eame si chaque cas doit faire l'objet d'une analyse pr\u00e9alable. <\/p>\n\n\n\n \u00c9quipement ou mat\u00e9riel technique<\/strong><\/p>\n\n\n\n Votre entreprise a besoin d'un \u00e9quipement sp\u00e9cifique que l'on ne trouve que sur des sites internationaux. Vous effectuez votre achat dans une boutique en ligne europ\u00e9enne. Vous recevez une facture simplifi\u00e9e par e-mail et l'\u00e9quipement vous est livr\u00e9 par coursier.<\/p>\n\n\n\n Vous trouverez ici d'autres \u00e9l\u00e9ments : la facture du fournisseur, le relev\u00e9 bancaire, le bordereau d'exp\u00e9dition international (AWB ou num\u00e9ro de suivi), et \u00e9ventuellement le document douanier en cas de d\u00e9douanement. L'ensemble de ces documents couvre parfaitement l'op\u00e9ration.<\/p>\n\n\n\n N'oubliez pas que, selon la valeur et la nature des marchandises, des droits d'importation et de la TVA peuvent \u00eatre exig\u00e9s \u00e0 la douane. Ces documents doivent \u00e9galement \u00eatre enregistr\u00e9s dans la comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Logiciel ou abonnement SaaS<\/strong><\/p>\n\n\n\n Vous avez souscrit \u00e0 un logiciel de gestion, \u00e0 un CRM ou \u00e0 un outil de conception. Le paiement est mensuel ou annuel, et est pr\u00e9lev\u00e9 automatiquement sur votre carte bancaire. L'\u00e9diteur du logiciel vous envoie chaque mois un e-mail contenant la facture.<\/p>\n\n\n\n Conservez tous ces e-mails. \u00c0 la fin de l'ann\u00e9e, votre comptable fera le total et l'enregistrera comme une d\u00e9pense r\u00e9currente. Comme il s'agit d'un service continu, la s\u00e9rie de re\u00e7us mensuels t\u00e9moigne de la r\u00e9gularit\u00e9 et renforce la l\u00e9gitimit\u00e9 de cette d\u00e9pense.<\/p>\n\n\n\n Conseil ou prestation de services professionnels \u00e0 l'international<\/strong><\/p>\n\n\n\n Vous avez engag\u00e9 un consultant \u00e9tranger pour un projet sp\u00e9cifique. Vous vous \u00eates mis d'accord par e-mail, la prestation a \u00e9t\u00e9 fournie et le paiement a \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9 par virement bancaire. Le consultant a envoy\u00e9 un simple document confirmant la r\u00e9ception du paiement, mais sans facture officielle.<\/p>\n\n\n\n Dans ce cas, joignez l'\u00e9change d'e-mails dans lequel la prestation a \u00e9t\u00e9 convenue, le justificatif de virement bancaire, le document de confirmation du consultant, ainsi qu'un bref rapport interne sur le travail effectu\u00e9. Cela permet de concr\u00e9tiser l'op\u00e9ration et de justifier la d\u00e9pense aupr\u00e8s de la DNRE.<\/p>\n\n\n\n Vous vous dites peut-\u00eatre : \u00ab Je vais devoir ranger tout \u00e7a et m'en occuper tout seul ? \u00bb<\/p>\n\n\n\n Non. C\u2019est justement \u00e0 cela que sert le comptable. Un bon service de comptabilit\u00e9<\/a> Il ne se contente pas de saisir des chiffres dans le syst\u00e8me. Il guide, conseille et organise.<\/p>\n\n\n\n Lorsqu\u2019un client nous soumet une situation de ce type chez S&D, nous proc\u00e9dons comme suit. Tout d\u2019abord, nous analysons l\u2019op\u00e9ration. De quel type de d\u00e9pense s\u2019agit-il, qui est le fournisseur, quels documents existent d\u00e9j\u00e0 ? Ensuite, nous lui indiquons ce qui manque. S'il y a des lacunes, nous proposons des solutions pour y rem\u00e9dier. Il s'agit parfois de r\u00e9diger une d\u00e9claration interne, d'autres fois de recontacter le fournisseur. Chaque cas n\u00e9cessite une analyse au cas par cas.<\/p>\n\n\n\n Nous organisons ensuite l'ensemble de ces documents dans un dossier fiscal. Ce dossier accompagne la comptabilit\u00e9 et reste \u00e0 disposition en cas de futur contr\u00f4le de la DNRE. Il s'agit d'un dossier complet de chaque op\u00e9ration, avec toutes les pi\u00e8ces justificatives.<\/p>\n\n\n\n Et puis, ce qui est important, c'est que nous nous assurons que les d\u00e9penses sont correctement class\u00e9es. Les formations sont comptabilis\u00e9es comme telles. Les \u00e9quipements, comme des investissements. Les logiciels, comme des prestations externes. Chaque chose \u00e0 sa place, conform\u00e9ment au plan comptable et \u00e0 la loi.<\/p>\n\n\n\n Travailler avec un comptable comp\u00e9tent vous fait gagner du temps et r\u00e9duit les risques. Car c'est une chose d'avoir les documents, c'en est une autre de savoir les pr\u00e9senter correctement.<\/p>\n\n\n\n Lorsque les montants en jeu sont plus \u00e9lev\u00e9s, la vigilance s'accro\u00eet. Que vous envisagiez d'acheter du mat\u00e9riel d'une valeur de 10 000 dollars ou de faire appel \u00e0 un service international d'une valeur de 5 000 euros, la DNRE examinera votre dossier avec davantage d'attention.<\/p>\n\n\n\n Dans ces cas-l\u00e0, il vaut mieux bien faire les choses d\u00e8s le d\u00e9part.<\/p>\n\n\n\n Essayez toujours d'obtenir un contrat \u00e9crit. M\u00eame si le fournisseur n'a pas l'habitude d'en \u00e9tablir, insistez. Un contrat sign\u00e9 par les deux parties apporte beaucoup plus de s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Consignez le processus de d\u00e9cision. Un compte-rendu de r\u00e9union ou un e-mail interne dans lequel l'achat a \u00e9t\u00e9 discut\u00e9 et approuv\u00e9 montre qu'il y a eu une analyse et qu'il ne s'agissait pas d'un achat impulsif.<\/p>\n\n\n\n Demandez au fournisseur un document plus complet. Expliquez-lui que vous en avez besoin \u00e0 des fins fiscales dans votre pays. De nombreux fournisseurs, lorsqu'ils comprennent la situation, se montrent coop\u00e9ratifs.<\/p>\n\n\n\n Veillez \u00e0 ce que votre correspondance soit claire. Les e-mails \u00e9chang\u00e9s au sujet du service ou du produit permettent de replacer les choses dans leur contexte et montrent qu'il existe une v\u00e9ritable relation commerciale.<\/p>\n\n\n\n Et, c'est essentiel, impliquez votre comptable d\u00e8s le d\u00e9but. Avant de proc\u00e9der \u00e0 l'achat, discutez-en avec lui. Il pourra vous conseiller sur la meilleure fa\u00e7on de structurer l'op\u00e9ration afin de faciliter la justification par la suite.<\/p>\n\n\n\n C'est la question qui nous pr\u00e9occupe le plus. Et si la DNRE refuse ? Et s'il y a un contr\u00f4le et qu'ils estiment que la demande n'est pas suffisamment justifi\u00e9e ?<\/p>\n\n\n\n Allons droit au but. Si vous avez bien pr\u00e9par\u00e9 votre dossier et rassembl\u00e9 les documents que nous avons mentionn\u00e9s, il n\u2019y aura probablement aucun probl\u00e8me. La DNRE ne s\u2019en prend pas aux entreprises honn\u00eates. Ce qu\u2019elle recherche, c\u2019est de la coh\u00e9rence, de la transparence et des justificatifs raisonnables.<\/p>\n\n\n\n Si une question se pose, c'est l\u00e0 qu'on voit la diff\u00e9rence entre avoir comptabilit\u00e9 structur\u00e9e<\/a>. Le comptable conna\u00eet les proc\u00e9dures, sait communiquer avec la DNRE et r\u00e9pond aux questions.<\/p>\n\n\n\n Et n'oubliez pas que les autorit\u00e9s de contr\u00f4le examinent la situation dans son ensemble. Si votre entreprise tient sa comptabilit\u00e9 \u00e0 jour, d\u00e9pose ses d\u00e9clarations dans les d\u00e9lais, dispose d'une documentation bien organis\u00e9e et pr\u00e9sente un historique irr\u00e9prochable, une d\u00e9pense internationale ne suscitera aucune suspicion.<\/p>\n\n\n\n Le probl\u00e8me survient lorsqu'il y a un manque g\u00e9n\u00e9ral de rigueur. Absence de documentation dans de nombreux domaines, signes de d\u00e9sorganisation. Dans ce cas-l\u00e0, chaque d\u00e9tail compte.<\/p>\n\n\n\n Achats sur des plateformes telles qu'Amazon, eBay ou AliExpress<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ces plateformes envoient g\u00e9n\u00e9ralement des confirmations d'achat par e-mail. Conservez-les toutes. Si vous effectuez des achats au nom de votre entreprise, essayez de toujours utiliser le compte enregistr\u00e9 au nom de l'entreprise, et non votre compte personnel. Cela facilite la distinction entre les d\u00e9penses professionnelles et les d\u00e9penses personnelles.<\/p>\n\n\n\n Paiements via PayPal, Stripe ou d'autres interm\u00e9diaires<\/strong><\/p>\n\n\n\n L'extrait de compte PayPal fait-il office de justificatif ? Oui, mais il doit \u00eatre accompagn\u00e9 de la confirmation d'achat d'origine. PayPal n'est qu'un moyen de paiement, il ne remplace pas la preuve de l'achat.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9penses en devises \u00e9trang\u00e8res<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lorsque vous effectuez un paiement en dollars, en euros ou dans une autre devise, le montant est converti en escudos dans la comptabilit\u00e9 cap-verdienne. Le comptable effectue cette conversion en utilisant le taux de change en vigueur \u00e0 la date de la transaction. Conservez \u00e9galement le relev\u00e9 bancaire indiquant la conversion appliqu\u00e9e par la banque.<\/p>\n\n\n\n Petites d\u00e9penses r\u00e9currentes<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si vous \u00eates abonn\u00e9 \u00e0 plusieurs petits services (5, 10, 20 dollars par mois), regroupez-les dans un tableau de suivi. Dressez-en la liste, en indiquant les montants et les dates. Cela permet au comptable de n'en oublier aucun et d'avoir une vue d'ensemble des d\u00e9penses num\u00e9riques de l'entreprise.<\/p>\n\n\n\n Le meilleur moment pour r\u00e9gler la question des documents, c'est avant l'achat, pas apr\u00e8s. Avant de passer cette commande \u00e0 l'international, prenez une minute pour r\u00e9fl\u00e9chir :<\/p>\n\n\n\n Ce fournisseur \u00e9met-il g\u00e9n\u00e9ralement des factures ? Si ce n'est pas le cas, quel type de justificatif vais-je recevoir ?<\/p>\n\n\n\n Puis-je demander un document plus officiel ? Est-ce que \u00e7a vaut la peine d'envoyer un e-mail pour expliquer que j'ai besoin d'un document \u00e0 des fins fiscales ?<\/p>\n\n\n\n Comment puis-je enregistrer cet achat de mani\u00e8re claire pour le comptable ? Vais-je pouvoir expliquer la raison de cet achat et son lien avec l'activit\u00e9 ?<\/p>\n\n\n\n Plus vous serez organis\u00e9 d\u00e8s le d\u00e9part, moins vous aurez de soucis par la suite. Et si vous avez des doutes, parlez-en \u00e0 votre comptable avant de vous lancer. Cinq minutes de discussion peuvent vous \u00e9viter des semaines de complications.<\/p>\n\n\n\n Il y a des choses qui semblent \u00eatre des raccourcis, mais qui posent de graves probl\u00e8mes.<\/p>\n\n\n\n G\u00e9rer une entreprise au Cap-Vert est d\u00e9j\u00e0 assez compliqu\u00e9. Vous ne devriez pas avoir \u00e0 perdre du temps \u00e0 chercher par vous-m\u00eame comment justifier chacun de vos achats \u00e0 l'international.<\/p>\n\n\n\n C'est notre raison d'\u00eatre. Nous travaillons chaque jour avec des chefs d'entreprise confront\u00e9s \u00e0 ces questions. Nous les aidons \u00e0 organiser leurs documents, \u00e0 comprendre les exigences de la DNRE, \u00e0 pr\u00e9parer leurs dossiers fiscaux et \u00e0 s'assurer que tout est conforme \u00e0 la loi.<\/p>\n\n\n\n Nous proposons comptabilit\u00e9 compl\u00e8te <\/a>e conseil fiscal.<\/a> De la comptabilit\u00e9 mensuelle \u00e0 l'accompagnement lors des contr\u00f4les fiscaux. Qu'il s'agisse de r\u00e9pondre \u00e0 une question ponctuelle ou de g\u00e9rer la partie fiscale de l'entreprise sur le long terme.<\/p>\n\n\n\n Notre \u00e9quipe conna\u00eet bien le syst\u00e8me fiscal cap-verdien. Nous savons ce que la DNRE accepte, comment pr\u00e9senter les documents et quelles pr\u00e9cautions prendre pour chaque type d'op\u00e9ration. Et nous sommes au fait des \u00e9volutions l\u00e9gislatives.<\/p>\n\n\n\n Si vous avez des doutes concernant des achats que vous avez d\u00e9j\u00e0 effectu\u00e9s, des documents que vous devez classer ou des d\u00e9penses que vous ne savez pas comment justifier, contactez-nous<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Le premier entretien est gratuit. Nous allons faire le point sur votre situation, r\u00e9pondre \u00e0 vos questions et vous proposer des solutions concr\u00e8tes. Sans complications, sans jargon technique inutile.<\/p>\n\n\n\n Vous pouvez nous appeler, nous envoyer un e-mail ou prendre rendez-vous. Nous sommes situ\u00e9s \u00e0 Mindelo et accompagnons les entreprises de toutes les \u00eeles. Nous travaillons \u00e9galement avec la diaspora qui investit ici et a besoin d'un soutien sur place.<\/p>\n\n\n\n La comptabilit\u00e9 de votre entreprise m\u00e9rite d'\u00eatre en ordre. Vos achats \u00e0 l'international m\u00e9ritent d'\u00eatre correctement justifi\u00e9s. Et vous m\u00e9ritez de ne pas perdre le sommeil \u00e0 cause de cela.<\/p>\n\n\n\nLa r\u00e9alit\u00e9 des entreprises capverdiennes dans le monde num\u00e9rique<\/h2>\n\n\n\n
Que pr\u00e9voit la l\u00e9gislation fiscale au Cap-Vert ?<\/h2>\n\n\n\n
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Documents rempla\u00e7ant la facture internationale<\/h2>\n\n\n\n
Exemples concrets : comment cela fonctionne dans la vie r\u00e9elle<\/h2>\n\n\n\n
Le r\u00f4le du comptable dans ce processus<\/h2>\n\n\n\n
Soins particuliers pour les objets de grande valeur<\/h2>\n\n\n\n
Et si la DNRE pose des questions ?<\/h2>\n\n\n\n
Autres situations courantes<\/h2>\n\n\n\n
Pr\u00e9paration avant l'achat<\/h2>\n\n\n\n
Ce qu'il ne faut jamais faire<\/h2>\n\n\n\n
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Comment S&D Consultoria peut vous aider<\/h2>\n\n\n\n
Prochaines \u00e9tapes<\/h2>\n\n\n\n